Politique de confidentialité

La collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels dans le cadre des activités, des programmes et des initiatives de l’Université d’Ottawa sont régies par l’avis de collecte de renseignements personnels de l’Université d’Ottawa. À titre de tiers fournisseur de services approuvé, Boreal Education (« nous ») doit se conformer à l’avis de collecte de renseignements personnels de l’Université d’Ottawa, à la Loi de l’Université d’Ottawa ainsi qu’aux articles 39, 41 et 42 de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario. La présente politique de confidentialité s’applique à vos renseignements personnels recueillis pour le compte de l’Université d’Ottawa lorsque vous accédez à enligne.uottawa.ca (la « plateforme »), ainsi que dans le cadre de nos interactions avec vous. Nous utilisons vos renseignements afin de vous accompagner tout au long du processus de demande d'admission et d'inscription à l'Université d'Ottawa, de vous transmettre des renseignements sur les programmes et les cours susceptibles de vous intéresser, ainsi que d'optimiser votre expérience d'apprentissage en ligne.

Nous recueillons uniquement les renseignements que vous nous fournissez volontairement ou qui nous sont transmis par l’Université d’Ottawa. Si vous ne souhaitez pas nous fournir vos renseignements personnels, l’accès à nos services liés aux programmes de l’Université d’Ottawa pourrait être limité.

Quels renseignements recueillons-nous?

En vertu des lois canadiennes sur la protection de la vie privée, les « renseignements personnels » désignent toute information concernant une personne qui, en soi ou en combinaison avec d’autres éléments d’information, permet de l’identifier, de communiquer avec elle ou de la localiser.

Nous recueillons et utilisons plusieurs types de renseignements, notamment :

• Les renseignements personnels, tels que votre nom, votre adresse postale, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre adresse IP, ou tout autre identifiant similaire, y compris ceux que nous pouvons utiliser pour communiquer avec vous.
• Les renseignements de nature non personnelle, qui ne révèlent pas directement ou indirectement votre identité et ne se rapportent pas directement à une personne identifiable, tels que les renseignements démographiques, statistiques ou agrégés. Nous pouvons extraire des données statistiques ou agrégées à caractère non personnel à partir des renseignements personnels.
• Les renseignements techniques, notamment le type du navigateur et sa version, le réglage du fuseau horaire, les modules d’extension du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme, ainsi que les données d’utilisation.
• Les renseignements de nature non personnelle concernant vos interactions avec la plateforme, notamment les adresses URL complètes, les parcours de navigation avant, pendant et après votre visite sur celle-ci (y compris la date et l'heure), les pages consultées ou recherchées, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites sur certaines pages, les données relatives à vos interactions sur les pages (telles que le défilement, les clics et les survols), ainsi que les méthodes utilisées pour quitter une page.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Conformément à l’avis de collecte de renseignements personnels de l’Université d’Ottawa, nous sommes tenus de veiller à l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de tout renseignement personnel recueilli, utilisé, divulgué ou éliminé, et de les traiter uniquement dans le cadre de la prestation des programmes d’études de l’Université d’Ottawa, notamment aux fins suivantes :

• La communication des renseignements et la fourniture des services demandés, ou susceptibles de vous intéresser, selon les préférences indiquées.
• L’accompagnement dans le processus de demande d’admission et d’inscription aux programmes d’études de l’Université d’Ottawa, ainsi que dans le cadre d’autres activités de recrutement.
• La réponse à vos demandes de renseignements concernant l’inscription aux programmes d’études ou d’autres activités liées à la réussite et au soutien de la population étudiante.

Nous utilisons différentes méthodes afin de recueillir vos renseignements, notamment :

• Les interactions directes lorsque vous nous fournissez vos renseignements, par exemple en soumettant une demande d’information sur les cours et les programmes ou en communiquant avec nous par téléphone, par courriel ou par tout autre moyen.
• Les technologies ou interactions automatisées lors de votre navigation sur la plateforme. Les renseignements recueillis automatiquement peuvent comprendre des données d’utilisation, des adresses IP ainsi que des renseignements recueillis au moyen de témoins, de pixels invisibles et d’autres technologies de suivi.

Les renseignements personnels ainsi que les autres renseignements que nous recueillons ou que vous nous communiquez sont utilisés aux fins suivantes :

• La présentation de la plateforme et de son contenu.
• La communication des renseignements, ainsi que l’offre des programmes ou la prestation des services que vous nous demandez.
• La réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été communiqués, précisées au moment de leur collecte ou de leur communication.
• Le respect de nos obligations contractuelles, l’exercice de nos droits en matière de facturation et de recouvrement, ainsi que la conformité aux exigences légales.
• Toute autre utilisation décrite au moment où vous nous fournissez ces renseignements, ou à toute autre fin pour laquelle vous avez donné votre consentement.

Nous utilisons vos renseignements personnels conformément à la présente politique, sauf disposition contraire des lois applicables. Nous prenons les mesures nécessaires pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés exclusivement aux fins décrites ci-dessus.

Nous n’avons aucun contrôle sur la collecte ou l’utilisation de vos renseignements par des tiers. Toutefois, ces derniers peuvent mettre à votre disposition des mécanismes vous permettant de refuser la collecte ou l’utilisation de vos renseignements. Vous pouvez également consulter les sites Web de ces tiers afin d’obtenir de plus amples renseignements sur la publicité comportementale en ligne et sur les moyens d’empêcher les sites Web de déposer des témoins sur votre appareil. L’exercice de ce choix de retrait auprès d’un réseau publicitaire n’a pas pour effet de mettre fin à l’affichage de publicités en ligne. Il signifie uniquement que ce réseau ne diffusera plus de publicités adaptées à vos préférences et à vos habitudes de navigation.

Communications, activités et renseignements à des fins de markéting

Conformément à la présente politique de confidentialité, vos renseignements personnels peuvent être utilisés afin de vous communiquer des renseignements, des offres ou du matériel promotionnel relatifs aux programmes d’études de l’Université d’Ottawa. Ces communications peuvent vous être transmises par différents moyens, notamment par la poste, par courriel, par téléphone, au moyen d’applications de messagerie instantanée, par message texte (SMS) ou par tout autre moyen de communication approprié ou disponible.

En nous fournissant votre numéro de téléphone, vous consentez expressément à recevoir des appels ou des messages texte (SMS) de la part de Boreal Education ou de l’Université d’Ottawa au numéro fourni. Ces appels peuvent être effectués au moyen de technologies automatisées, notamment des composeurs automatiques et des systèmes de composition par clic. Ils peuvent également être enregistrés à des fins d’assurance de la qualité et de formation.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Les communications promotionnelles transmises par voie électronique comprennent un mécanisme simple vous permettant de retirer votre consentement à la réception de communications ultérieures, notamment au moyen d’un lien de désabonnement intégré aux courriels ou d’une adresse électronique à laquelle vous pouvez transmettre une demande de retrait.

Toute personne peut, en tout temps, retirer son consentement à la réception de nos communications ou demander à ne plus recevoir de communications à des fins de markéting en écrivant à l’adresse électronique suivante : soutien@enligne.uottawa.ca.

Veuillez noter que, malgré vos préférences en matière de communications de markéting, nous pourrions communiquer avec vous à des fins administratives, pédagogiques ou juridiques liées à votre inscription à l’Université d’Ottawa. Toutefois, si vous avez retiré votre consentement à la réception de communications promotionnelles, aucune communication de cette nature ne vous sera transmise.

Conformément à la présente politique de confidentialité, nous pouvons divulguer les renseignements personnels que nous recueillons ou que vous nous communiquez dans les cas suivants :

• La réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements nous ont été transmis.
• La communication de ces renseignements à l’Université d’Ottawa, conformément à l’avis de collecte de renseignements personnels de l’Université d’Ottawa, à la Loi de l’Université d’Ottawa, à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario, ainsi qu’à toute autre loi applicable en matière de protection de la vie privée.
• La communication de ces renseignements à nos filiales et sociétés affiliées.
• Le respect de toute ordonnance d’un tribunal, de toute exigence légale ou de toute procédure judiciaire, notamment afin de répondre à une demande d’une autorité gouvernementale ou d’un organisme de réglementation, conformément aux lois applicables.
• La protection des droits, des biens ou de la sécurité de l’Université d’Ottawa, de Boreal Education, de nos étudiantes et étudiants, des membres de notre personnel ou de toute autre personne, lorsque nous estimons qu’une telle divulgation est nécessaire ou appropriée.
• Toute autre fin portée à votre connaissance au moment où vous nous communiquez vos renseignements, ou à laquelle vous avez consenti.

Conformément à la présente politique, nous pouvons transférer les renseignements personnels que nous recueillons ou que vous nous communiquez auprès d’entrepreneurs, de fournisseurs de services et d'autres tiers qui nous fournissent des services complémentaires. Ces derniers sont liés par des obligations contractuelles les obligeant à préserver la confidentialité des renseignements personnels, à les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles nous leur communiquons et à les traiter conformément aux normes prévues dans la présente politique.

En nous communiquant vos renseignements personnels, en interagissant avec nous ou en utilisant la plateforme, vous consentez à leur transfert, à leur conservation et à leur traitement.

Sécurité et conservation des renseignements personnels

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité physiques, électroniques et administratives visant à protéger vos renseignements personnels contre la perte accidentelle ainsi que tout accès, toute utilisation, toute modification ou toute divulgation non autorisés. Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons en garantir la sécurité lors de leur transmission par Internet. Toute transmission de renseignements personnels par ce moyen s’effectue à vos propres risques.

Sous réserve des lois et des règlements applicables qui prévoient ou exigent une durée différente, vos renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, notamment afin de satisfaire à toute obligation d’ordre juridique, comptable ou réglementaire. Dans certaines circonstances, nous pouvons rendre vos renseignements personnels anonymes de manière à ce qu’ils ne permettent plus de vous identifier. Nous nous réservons le droit d’utiliser ces renseignements anonymisés et dépersonnalisés à toute fin commerciale légitime, sans autre avis ni consentement de votre part.

Correction des renseignements personnels et coordonnées

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts, complets et à jour. Veuillez nous informer sans tarder de tout changement les concernant. Vous avez le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels ainsi que leur rectification. Si nous apportons des modifications importantes à la manière dont nous recueillons, utilisons, divulguons ou traitons les renseignements personnels, nous vous en aviserons au moyen d’un avis publié sur la plateforme.

L’utilisation de la plateforme est assujettie à votre acceptation des modalités de la présente politique de confidentialité ainsi qu’à votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité. À défaut, l’utilisation de la plateforme ainsi que la communication de renseignements personnels ne sont pas autorisées.

Pour toute question ou préoccupation concernant la protection de la vie privée ou la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels à l’Université d’Ottawa, ou pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (BAIPVP). Si vous souhaitez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels, vous pouvez également communiquer avec le Bureau.

Par courriel : aipo@uottawa.ca
Par téléphone : 613-562-5800, poste 1851
Par la poste : Pavillon Tabaret, 550, rue Cumberland, bureau M407, Ottawa (Ontario) K1N 6N5

*La présente politique de confidentialité est une traduction de la version originale anglaise. En cas de divergence ou d’incompatibilité entre les deux versions, la version anglaise prévaut et est réputée constituer la seule version ayant force exécutoire.